6 نکته برای داشتن تجربه ای بهتر از پارس ویتایگر سی آر ام (CRM)

ویتایگرسی آر ام یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری متن باز است که دارای قابلیت هایی بیش از نیاز یک تجارت کوچک یا معمولی می باشد. این محصول با داشتن امکانات عالی و با ویژگی متنوع، کاربری آسان، دسترسی و یادگیری سریع بسیار مقرون به صرفه تر است و می توانید با پرداخت هزینه ای ناچیز از محصولی با قابلیت های فراوان برخوردار شوید.
فهرست ویژگی های ویتایگر بسیار گسترده تر می باشد. این نرم افزار تمام ویژگی های یک سیستم حرفه ای مدیریت ارتباط با مشتری را دارا می باشد. همچنین این سیستم بر روی ابر(Cloud) کار کرده و کاربر تنها به یک مرورگر و اتصال به اینترنت نیاز خواهد داشت. این نرم افزار چند کاربره با امنیتی کامل و سیستم مدیریت نقش ها می باشد. علاوه بر این دارای پلاگین هایی برای Outlook،Thunderbird،MS Office مانند اپلیکیشن های Android و iPhone می باشد.
بسیاری از مشتریان تنها به دسترسی آسان به اطلاعات، نصب راحت و پشتیبانی دائمی مشتریان توجه می کنند. با در نظر گرفتن این مسئله به شما امکان ایجاد یک کاربر جدید در ویتایگر و شروع به کار آسان را داده و نگرانی بابت ایجاد کاربران جدید و محدودیت های کاربری نداشته باشید.
بسیاری از شرکت های مرتبط با وب خدمات نصب ویتایگر و میزبانی و ارائه خدمات با هزینه کم را ارائه می کنند: awebict.com، vtiger.ir وparsvt.com تنها چند مورد از ارائه کنندگان این خدمات می باشند اما شما می توانید با استفاده از خدماتی مانند SimpleScripts.com ویتایگر را بر روی پلن فعلی خود نصب و راه اندازی کنید. در صورتی که Host وب سایت خود را از طریق شرکت های Hosting بزرگ تامین می کنید باید بتوانید بدون پرداخت هزینه ی اضافی host سی آر ام ویتایگر خود را تامین نمایید.
پس از نصب، سی آر ام ویتایگر با ظاهری آشنا برای هر کاربر سی آر ام به نمایش در می آید. هنگامی که سی آر ام ویتایگر خود را نصب و راه اندازی نمودید راهنمایی های زیر شما را در انجام هر چه بهتر و سریع تر امور یاری می کند.

نکته ۱. سرور ارسالی:
سی آر ام ویتایگر ارائه کننده سیستم ایمیل کاملی است که تمامی جوانب ارتباطات ایمیلی، از جمله: ایمیل های انبوه، ایمیل های شخصی، اطلاعیه های ایمیل، ایمیل های چرخه کار، ایمیل/ PDF فاکتورها و غیره را پوشش می دهد. باید توجه داشت برای ارسال ایمیل شما ملزم به راه اندازی سرور ارسالی از مسیر منو تنظیمات/سایر تنظیمات می باشید. تنظیمات عمومی برای Gmail عبارت است از:

  • نام سرور: ssl://smtp.gmail.com:465
    •    نام کاربری: آدرس Gmail شما
    •    رمزعبور: رمزعبور Gmail
    •    از ایمیل: your_email@yourdomain.com( یا حساب کاربری Gmail)
    •    نیاز به احراز هویت: بله

همچنین شما می توانید از تنظیمات SMTP خود استفاده کنید:

  • نام سرور: mail.yourdomain.com
    •    نام کاربری: info@yourdomain.com
    •    رمز عبور: رمزعبور ایمیل خود
    •    از ایمیل: your_email@yourdomain.com
    •     نیاز به احراز هویت: بله

نسخه ۶ سی آر ام ویتایگر دارای تنظیمات سرور SMTP است. در صورتی که متوجه شدید تنظیمان سرور ارسالی رد شده است، بایستی تغییراتی در فایل PHP اعمال کنید. شما ملزم به داشتن دسترسی به FTP می باشید تا بتوانید تغییرات زیر را اعمال نمایید:

از هر ویرایشگر متن مانند Notepad(هرگز از نرم افزار Word برای ویرایش فایل های PHP یا HTML استفاده نکنید) استفاده نمایید و فایل را باز کنید:

نیاز به مشاوره دارید؟
۰۳۱-۳۶۲۰۴۷۵۱-۴ دموی نرم افزار CRM را مشاهده نمایید

/modules/Emails/class.phpmailer.php  👉

خط زیر را بیابید:

$this->Mailer = “smtp”;
‘smtp’  را به ‘sendmail’  تغییر دهید.
پس از ذخیره سازی فایل تنظیمات سرور ارسالی می بایست کار کنند.

نکته ۲. نحوه نمایش داده ها:

در گذشته ماژول های مرتبط در یک صفحه به نمایش در می آمدند، مثلاً رکوردهای سازمان/شرکت ها به همراه رکوردهای مخاطبین، فرصت های فروش، ایمیل ها و غیره در یک صفحه بودند و احتمال دلسرد شدن کاربر از ساختار ظاهری حالت پیش فرض ویتایگر سی آر ام وجود داشت. اما شما می توانستید با فعال نمودن تیک قسمت فعال سازی می توانید اطلاعات هر بخش را به صورت جداگانه مشاهده کنید. در نسخه جدید دیگر مشکلات قبلی رفع شده است و شما می توانید برای نمایش اختصاصی فیلترهای شخصی و عمومی بسازید.

نکته ۳. وارد کردن داده ها در سی آر ام ویتایگر:

نرم افزار سی آر ام ویتایگر قابلیت های کارآمدی برای وارد کردن اطلاعات در خود گنجانیده است. شما می توانید اطلاعات را به طور مستقیم در سرنخ های فروش، سازمان ها، مخاطبین، فرصت های فروش و غیره وارد کنید. در این حالت شما می بایست از ذخیره شدن داده ها در قالب CSV و فرمت تاریخ yyyy-mm-dd مطمئن شوید. لازم به ذکر است در نرم افزار اکسل شماره تلفن ها و سایر رقم های طولانی به هنگام ذخیره سازی در فایل CSV به نماد علمی تبدیل می کند اما در برنامه ی Spreadcheet این اتفاق نمی افتد و شما می توانید از این نرم افزار استفاده کنید. این نرم افزار از سایت Openoffice قابل دسترسی است. همچنین می توانید از سرویس Google Docs برای تبدیل به فایل CSV استفاده کنید

اکثر پایگاه های داده و سیستم های سی آر ام دارای قابلیت خروجی گرفتن در قالب CSV و اکسل می باشند. برخی از سیستم ها تنها از ماژول های خاصی(سازمان ها، مخاطبین و غیره) خروجی می گیرند، این در حالی است که سایر سیستم ها (مانند مایکروسافت یا Salesforce) ملزم به ایجاد گزارش سفارشی و گرفتن خروجی مستقیم در قالب اکسل یا CSV می باشند.

نکته ۴. گردش کار:

ماژول گردش کار به منظور سهولت در انجام فرایند های تجاری به طور خودکار وظایف را برنامه ریزی می کند. شما می توانید گردش های کاری را به هر ماژول، رکورد یا فیلد به روزرسانی شده اختصاص دهید. یک گردش کار هنگامی که رکوردی ایجاد، ذخیره، به روزرسانی، واگذار یا فیلد مربوط به آن به روزرسانی شود می تواند با حالت تریگر در آید. هنگامی که شرایط برای تریگر کردن گردش کاری تنظیم می شود، وظایف واگذار می شوند. این وظایف می توانند ارسال ایمیل، ایجاد وظیفه یا رویداد، به روزرسانی فیلد، ارسال پیام کوتاه، فراخوانی یک تابع سفارشی و غیره باشند. بنابراین برای خودکار سازی فرایند های روزمره، گردش کار ماژولی کلیدی محسوب می گردد!
هنگامی که شما شرایط و وظایف خود را ایجاد نمودید، فرایندهای خودکار بی سر و صدا در پشت صحنه اجرا می شوند.

یکی از وظایف کلیدی گردش کار ارسال ایمیل است اما شما متوجه می شوید هنگام ایجاد وظیفه ایمیل، متنی به نمایش در می آید که شامل پیام زیر است:
🔍توجه: شما ملزم به داشتن تنظیمات اسکریپت کرون گردش کار می باشید.

تعریف کرون در سایت ویکیپدیا:

Cron یک برنامه ریز مبتنی بر زمان در سیستم عامل های یونیکس مانند است. این برنامه کاربران را قادر به برنامه ریزی امور می سازد(commands or shell scripts) تا انجام این وظایف به طور دوره ای در تاریخ و زمان مشخص انجام پذیرند. در واقع این سیستم خودکاری است که معمولاً مورد استفاده قرار می گیرد و عملیات تعمیر یا نگهداری را انجام می دهد. این در حالی است که کاربرد عمومی این قابلیت متفاوت بوده و برای مقاصد دیگری مانند اتصال به اینترنت و دانلود ایمیل ها مورد استفاده قرار می گیرد.

میزبانی بسیاری از سیستم های ویتایگر روی سرورهای مبتنی بر لینوکس بوده که ابزارهای Cron غیرفعال است. شما می توانید به جای درگیر کردن خود برای فعال سازی قابلیت کرون جاب بر روی سرور که زمانبر نیز می باشد، مشترک خدمات Cron شوید. ما از www.setcronjob.com که چندین سایت را به طور هم زمان مدیریت و گزارشات و بازخوردها را تنها با ۱۰$ در سال ارائه می کند، استفاده می کنیم.

نکته ۵. وب فرم ها:

یکی از دلایلی که بسیاری از وب سایت ها با ناکامی مواجه می شوند تلاش های مکرری است که برای پردازش فرم بازخورد/مخاطب می کنند. بسیاری از فرم ها ایمیل هایی ارسال می کنند که شامل تمام اطلاعات مرتبط است اما آن داده ها می بایست به صورت دستی در پایگاه داده یا فیلد وارد شوند. با این ابزار سی آر ام ویتایگر می توان فرم های سفارشی که مستقیماً به فیلدهای ماژول سرنخ فروش مرتبط می شوند ایجاد نمایید. هنگامی که شما فلیدهای مورد نیاز را انتخاب نمودید، ایجاد کننده فرم کدهای HTML را در اختیار شما قرار داده تا آن ها را در وب سایت خود وارد کنید.

به هنگام نگارش متون، وب فرم ها قالبی بسیار ساده و مبتدی برخوردار می باشد اما همین قالب با ویرایش کدها در ویرایشگر HTML مانند Dreamweaver یا جایگزین های متن باز مانند NVU ارتقاء بخشید.

نکته ۶. تنظیمات کاربر جدید:

همانطور که قبلاً گفتیم، ویتایگر یک نرم افزار چند کاربره است. هنگامی که کاربر جدیدی اضافه می شود نرم افزار ویتایگر به طور خودکار ایمیلی که شامل نام کاربری، رمز عبور و لینک ورود به سیستم به کاربر جدید ارسال می کند. ممکن است متن ایمیل بسیار ساده و چندان مودبانه نباشد. در این وضعیت شما می توانید با چند ویرایش ساده در فایل PHP متن پیام را تغییر دهید. برای این امر شما نیازمند دسترسی FTP و ویرایشگر متن می باشید. توجه داشته باشید از نرم افزار Word برای ویرایش استفاده نکنید.

فایل در این مسیر قرار دارد:

Modules/Users/Save.php 👉

بخش مربوطه این گونه شروع می شود:
// send email on Create user only if NOTIFY_OWNER_EMAILS is set to true
بایستی به اطلاعات سرفصل نیز توجه کنید:
‘$subject = $mod_strings[‘User Login Details’];’ which could be changed to
$subject = “Your Company User Login Details”;

در حالت پیش فرض پیام کاربر جدید کاربر با نام خانوادگی معرفی می شود مانند: “احمدی عزیز” اما شما می توانید آن خط را با افزودن نام یا نام و نام خانوادگی به روزرسانی کنید.
این خط در بخش پرسش از قرار زیر می باشد:
$email_body = $app_strings[‘MSG_DEAR’].” “. $focus->column_fields[‘last_name’] .”,<br><br>”;

با ویرایش این قسمت می توان کل متن را تغییر داد اما تنها در صورتی که از کار خود مطمئن می باشد دست به تغییرات بزنید در غیر این صورت از کمک افراد حرفه ای استفاده کنید.

همگام با سی آر ام ویتایگر:

ویتایگر سی آر ام محصول بزرگی است که حتی با استفاده از ابزارهای پایه نرم افزار تاثیر آن را مشاهده خواهید کرد. همانطور که تجربیات شما از کار با نرم افزار افزایش می یابد، می توانید از سیستم استفاده ی بیشتری کنید و قابلیت های ابزارهای مختلف ویتایگر را با سیستم خود ادغام نمایید. همچنین برخلاف سایر سیستم های مشابه شما می توانید با اتکا بر ویژگی متن باز بودن این نرم افزار تمام سفارشی سازی های مورد نیاز خود را اعمال نمایید.